Onze ideeën
Nest met gedachten over experience design
Spontaan contact maken in een hybride werkomgeving
Een innovatiesprint als verkenning van oplossingen
Als de anderhalvemeter-maatregel verdwijnt keren we weer langzaam terug naar kantoor. Of toch niet helemaal? Je hoeft geen glazen bol te hebben om te zien dat hybride werken, waarbij we deels thuiswerken en deels naar kantoor komen, een blijvertje is. Ook bij Informaat. Een snelle rondvraag onder collega’s leert dat niemand terugverlangt naar reistijd, files of volle treinen. Thuiswerken is soms best relaxt. Maar wat we wel missen is het sociale aspect, de binding met bedrijf en elkaar. De spontane gesprekken in de wandelgangen of bij het koffieapparaat. De vraag is: hoe los je deze behoefte op in een hybride werkomgeving?
In een innovatiesprint hebben we (team ‘Organised Fluke’) trends en behoeften van werknemers onderzocht en drie concepten uitgewerkt in interactieve prototypes. Vervolgens hebben we geëvalueerd in hoeverre de concepten zorgen voor meer spontaan contact.
Liminal spaces zijn onmisbaar voor spontaan contact
Uit onderzoek onder onze thuiswerkende collega’s blijkt dat er sinds de corona-maatregelen weinig spontaan contact is onderling, en dat dit het meest wordt gemist. Online spontaan contact leggen is voor de meesten niet vanzelfsprekend. Online contact voelt snel formeel aan. We zien dat collega’s wel contact hebben met collega’s uit een vaste kring van bekenden, maar spreken we dan nog over spontaniteit? Het is de zogeheten Liminal space (d.i. de fysieke ruimte tussen twee bestemmingen in) die mensen ‘bij toeval’ bij elkaar brengt. Denk aan het koffieapparaat en de wandelgangen. Daar ontstaan andere gesprekken. Het zijn de ongeplande gesprekjes over werk- of privézaken die je normaal minder snel tegenkomt of opzoekt.
Watercooler-effect
In de psychologie staat dit bekend als het Watercooler-effect. Dit zegt, kort samengevat, dat informele interactie op kantoor – de korte gesprekjes bij het koffieapparaat – de basis vormt voor sociale cohesie en meer werkplezier. Oftewel, mensen zijn sociale dieren die elkaar nodig hebben. Volgens onderzoekers van het MIT leidt dit bovendien tot een hogere productiviteit, want vrolijke collega’s zijn productieve collega’s.
Innovatiesprint
In een innovatiesprint hebben we drie conceptprototypes ontwikkeld om dit spontane contact te faciliteren. Daarin hebben we vooral gezocht naar manieren om ‘liminal spaces’ te creëren of simuleren.
Als aanpak voor de sprint hebben we losjes de Google Ventures design sprint methode gebruikt. Met een interdisciplinair team in slechts vijf dagen van onderzoeksvraag via concepting en prototyping naar een gebruikerstest.
Centrale vraag: Hoe faciliteer je spontaan contact in een hybride werkomgeving?
Uit onze inhoudelijke verkenning bleek dat er afgezien van de ‘liminal space’ een aantal criteria cruciaal is bij spontaan contact:
- Het moet flexibel zijn: Op elk tijdstip en vanaf elke plek benaderbaar.
- Het moet informeel aanvoelen.
- Het moet op eigen initiatief zijn.
Van uitdaging naar oplossing
De eerste dag zijn we de vraag verder gaan verkennen door enkele collega’s te interviewen over hun ervaringen en wensen met betrekking tot hybride werken. Uit deze interviews hebben we een aantal HMWs (‘How Might We?’) gedestilleerd waar we vervolgens acht concepten voor bedachten.
Deze concepten hebben we vervolgens getoetst op basis van onze criteria voor het leggen van spontaan contact. Daar kwamen uiteindelijk drie concepten uit naar voren: Virtueel kantoor, Kantoormaatje en i-Koffie on air.
Van oplossing naar inzicht
In drie tweetallen hebben we vervolgens elk concept uitgewerkt in een prototype. Op de testdag hebben we twintig medewerkers gevraagd de prototypes te gebruiken en hen feedback gevraagd.
Concept 1: Virtueel kantoor
Wat was het idee? Creëer een virtuele ontmoetingsplek, je bouwt samen aan een virtuele werkomgeving van jouw bedrijf. Bij het deelnemen van de online ontmoetingsplek weet je van tevoren niet wie er aanwezig is. Dit zorgt voor een spontane verbinding met collega’s tijdens pauzes en koffiemomenten. Je treedt jouw virtuele werkomgeving binnen en maakt je hybride werkdag samen met collega’s leuk!
Prototyping
Dit was een kwestie van “eerst kijken wat er al voor handen is, voor je je handen vuil maakt”. We onderzochten dus meerdere beschikbare online tools om dit concept te realiseren, zoals Habbo, Mindcraft en Roblox. Al snel merkten we dat een eigen kantoor in een online omgeving bouwen niet in elke tool even eenvoudig is. De bouw ervan is prijzig en kost je sowieso meer dan één dag. Uit ons onderzoek bleek dat weinig programma’s echt toegankelijk genoeg zijn voor het besturen en bouwen van een gezamenlijk kantoor omgeving voor onze collega’s. We besloten het prototype zo laagdrempelig mogelijk te houden en kozen voor het platform MIBO dat ook wordt gebruikt voor de organisatie van online borrels of bijeenkomsten. We bouwden weliswaar niet ons hele kantoor na, maar alleen de koffiebar in de keuken. Al snel bleek dat dit platform prima voldeed aan de gewenste uitgangspunten.
Wat hebben we geleerd?
Voordelen
- Onafhankelijk van tijd en plaats, op iedere locatie of tijd is de virtuele ontmoetingsplek toegankelijk; hij biedt dus flexibiliteit.
- Het voelt informeel aan.
- Je komt onverwacht een collega tegen en dat voelt als een spontane ontmoeting in de wandelgang.
- Het lijkt een centrale online ontmoetingsplek.
- En daarbovenop: MIBO laat je samen creatieve dingen beleven zoals samen een foto maken, for the fun!
Nadelen
Is daar iemand? Het belangrijkste nadeel is dat je in een lege virtuele kantoorruimte kan belanden waar je niemand tegenkomt. Dat is misschien even teleurstellend als wanneer je in de fysieke wereld in een leeg kantoor komt.
Een oplossing kan zijn inzicht te geven in het aantal collega’s dat aanwezig is in de online ruimte, nog voordat je zelf toetreedt. Zo voorkom je dat in je eentje in een ruimte belandt. Alleen moet degene die als eerste komt even geduld hebben. Of het minder erg vinden, wellicht omdat hij eigenlijk voor iets anders kwam (voor koffie?).
Concept 2: Kantoormaatje
Thuiswerken maar toch op kantoor zijn, kan dat? Wel met het Kantoormaatje! Een robot waarmee jij op kantoor kunt rondlopen (terwijl je toch echt thuis bent) en waarmee je door audio- en videoverbinding in direct contact staat met iedereen die op kantoor aanwezig is. Je bestuurt de robot op afstand en je neemt een kijkje om te zien wat er op kantoor gebeurt als je bijvoorbeeld behoefte hebt aan een praatje of je hebt een vraag aan een collega.
Prototyping
Voor dit concept was wat meer creativiteit en knutselvaardigheid nodig. Iets wat kan rondrijden? Een robotstofzuiger! Op afstand besturen? Afstandsbediening! Een beeldscherm? Een mobiele telefoon! Videoconferencing? Een app zoals Teams of Zoom. En dan nog wat tape, een koker, een stok, ijzerdraad, karton en een power bank, en een mobielhouder om de boel aan elkaar te binden. Rapid prototyping 5.0. Esthetisch verantwoord is anders, maar functioneel was het wel en het ging ons er tenslotte om het concept te testen.
Wat hebben we geleerd?
Voordelen
- Je komt onafgesproken een collega tegen in de gang en het voelt als een spontane ontmoeting.
- Het biedt je flexibiliteit, je kunt een collega op kantoor iets vragen, je kunt online deelnemen van een fysieke meeting of workshop.
- Je ziet en hoort wat er echt fysiek op kantoor plaatsvindt, zowel via audio als video.
Nadelen
Stoor ik? Het is lastig te zien of een collega net heel geconcentreerd met iets bezig is of dat hij/zij open staat voor een praatje. Op kantoor is het toch gemakkelijker te zien. Iemand kijkt stug in zijn laptop als je langsloopt of dichterbij komt. Nou, dan zal hij wel geen tijd hebben. Maar met Kantoormaatje blijkt het net even wat lastiger. Tegelijk besturen van Kantoormaatje en subtiele sociale cues opvangen is te veel gevraagd voor veel collega’s. Of is het gewoon een kwestie van meer oefenen?
Concept 3: i-Koffie on Air
Ben je toe aan koffie maak dan connectie met het kantoor en ontdek wie daar ook koffie aan het drinken is. Verbind met een open audiokanaal, connectie met een Teams link ‘Koffie on Air’ en klets gezellig bij met collega’s.
Prototyping
Graag hadden we een echte koffiemok willen voorzien van een bewegingssensor, wifi, display en microfoon zodat deze bij het oppakken een live verbinding kan maken met een koffiemok van een collega op een andere locatie. Een prototype met twee smart watches bleek echter haalbaarder maar werkte niet ideaal. Uiteindelijk hebben we bij onze koffieautomaat een open MS Teams audio call opgezet, zodat mensen die thuis een koffiemoment namen contact konden leggen met de collega’s die op dat moment op kantoor bij de koffieautomaat stonden.
Wat hebben we geleerd?
Voordelen
- Het korte ‘koffiemoment’ met een willekeurige collega zorgt voor een spontanere ontmoeting.
- Een open audiokanaal bij de koffieruimte brengt de kantoorbeleving dichterbij voor thuiswerkende collega’s.
Nadelen
Een audiokanaal dat je vanuit huis verbindt met de omgeving rond de koffiemachine. Moet kunnen zou je denken. Toch is het vreemd niet te zien wie er in de buurt van de koffiemachine is vóór je begint met praten. Uit onze test bleek dat audio onvoldoende is en dat maakt voor collega’s de stap groter ‘in te bellen’. Het lijkt een beetje telefoneren in de jaren ’70 waarbij je eerst moest vragen wie je op dat moment spreekt vóór je je verhaal begint. Tegenwoordig vinden we telefoneren sowieso al lastig en blijkbaar al helemaal als je niet weet met wie je belt. Toch een videoverbinding nodig dus?
En, hoe konden we het over hoofd horen: Mensen zijn slechter te verstaan vanwege de locatie naast de koffieautomaat, want die maakt nogal eens lawaai. Volgende keer een oplossing met de broodnodige ‘noice cancelling’.
Conclusies
Het project was in meerdere opzichten een leerzaam en leuk, maar wat hebben we nu geleerd over wat werkt en niet werkt als het gaat om het faciliteren van spontaan contact op afstand?
Allemaal zijn we het over eens dat het elkaar live ontmoeten op locatie het prettigst is. Maar als je zoekt naar een ‘second best option’ op afstand, dan zijn er toch andere mogelijkheden. Het eenvoudigst is het virtuele kantoor, maar dan zit je naar een scherm te kijken zonder het gevoel van de fysieke omgeving.
Het meest informeel is de i-Koffie. Je was op weg naar koffie en niet per se op zoek naar contact. En dan gebeurt het zomaar dat je een leuk gesprek hebt. Ons experiment met de audio-only optie bleek niet handig. Er is toch echt video nodig.
Het meeste kansen zagen we in Kantoormaatje. Je kunt er zowel mee rondlopen (op weg naar de koffie, toilet of vergaderzaal) als ook ‘per ongeluk’ mensen meekomen en een spontaan praatje maken. Je ziet en hoort de echte kantooromgeving. Maar, zit die collega daar nu geconcentreerd te werken of is de collega in voor een praatje? Nu nog goed die sociale cues opvangen! Mooie uitdaging voor een verbeterslag in een volgende sprint!
Herkenbare uitdaging?
Wat doe jij in jouw organisatie om spontaan contact te stimuleren? Laat het ons weten!
Meer weten?
Water Cooler Chat – 11 Smart Reasons to encourage it
Liminality, space and the importance of ‘transitory dwelling places’ at work
The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready?
Over de auteur
Charlotte Bosland (/charlottebosland) is UX-designer met een achtergrond in Communicatie en Multimedia Design. Ze werkt sinds 2019 voor Informaat. Charlotte zoekt graag de juiste balans tussen mens en machine-interface. Door behoeften en wensen van gebruikers te onderzoeken en die door een iteratief proces in een passende oplossing te verwerken.
Design thinking (15), Innovation (9)